Pasos para instalar una Videoconferencia

ELEMENTOS BÁSICOS DE UN SISTEMA DE VIDEOCONFERENCIA.
Para fines de estudio y de diseño los sistemas de videoconferencia suelen subdividirse en tres elementos básicos que son:
La red de comunicaciones
La sala de videoconferencia y
El CODEC.
A su vez la sala de videoconferencia se subdivide en cuatro componentes esenciales: el ambiente físico, el sistema de video, el sistema de audio y el sistema de control.
A continuación se describe brevemente cada uno de los elementos básicos de que consta un sistema de videoconferencia.

La red de comunicaciones.
Para poder realizar cualquier tipo de comunicación es necesario contar primero con un medio que transporte la información del transmisor al receptor y viceversa o paralelamente (en dos direcciones). En los sistemas de videoconferencia se requiere que este medio proporcione una conexión digital bidireccional y de alta velocidad entre los dos puntos a conectar. Las razones por las cuales se requiere que esta conexión sea digital, bidireccional y de alta velocidad se comprenderán más adelante al adentrarnos en el estudio del procesamiento de las señales de audio y video.

La sala de videoconferencia

La sala de videoconferencia es el área especialmente acondicionada en la cual se alojará el personal de videoconferencia, así como también, el equipo de control, de audio y de video, que permitirá el capturar y controlar las imágenes y los sonidos que habrán de transmitirse hacia el(los) punto(s) remoto(s).

en algunas ocasiones, se encuentran personas que se sienten icómodos ante la presencia de la tecnología en un determinado lugar, por eso, la tecnología usada en una sala de videoconferencia debe pasar casi que desapercibida por el usuario para generar mas confort. La sala mas adecuada para realizar una videoconferencia es aquella que luzca más natural, como una sala de conferencias normal, en la que los presentes se puedan sentir cómodos.

El Codec
Las señales de audio y video que se desean transmitir se encuentran por lo general en forma de señales analógicas, por lo que para poder transmitir esta información a través de una red digital, ésta debe de ser transformada mediante algún método a una señal digital, una vez realizado esto se debe de comprimir y multiplexar estas señales para su transmisión. El dispositivo que se encarga de este trabajo es el CODEC (Codificador/Decodificador) que en el otro extremo de la red realiza el trabajo inverso para poder desplegar y reproducir los datos provenientes desde el punto remoto. Existen en el mercado equipos modulares que junto con el CODEC, incluyen los equipos de video, de audio y de control, así como también equipos periféricos como pueden ser:
Tabla de anotaciones.
Convertidor de gráficos informáticos.
Cámara para documentos.
Proyector de video-diapositivas.
PC.
Videograbadora.
Pizarrón electrónico, etc.

¿Qué es y para qué sirve una Videoconferencia?

La Videoconferencia es un sistema formado por cámaras, monitores y micrófonos que permite a las personas de diferentes lugares comunicarse en tiempo real.

Una Videoconferencia incluye varios elementos como:

• Distancia: permite a personas de diferentes lugares comunicarse como si estuvieran hablando cara a cara, no importa cuán lejos esté la una de las otras. Esto significa que si tú estás en Colombia, puedes hablar sin mayor complicación con personas de lugares tan distantes como China, Rusia y hasta de los polos si éstas personas con las que buscas comunicarte tienen el equipo necesario y la conexión a internet que les permita establecer contacto contigo por medio de la videoconferencia.


• Interactividad: al establecer una videoconferencia con alguien, se esta interactuando con esa persona: se le está hablando, estableciendo una conversación, viendo los gestos que realiza y se esta intercambiando informacion con esa persona o personas.


• Utilización de otras lenguas: cuando se establece una videoconferencia y teneniendo en cuenta las posibilidades que ésta ofrece, se cae en cuenta de que no siempre se va a utilizar la lengua madre como principal idioma, sino que en muchas ocasiones, tendrán que ser usadas segundas o terceras lenguas como el inglés, francés, alemán, chino, etc. para facilitar la comunicación, dadas las distancias que en ocasiones se pueden manejar entre lugares.


• Conocimiento de otras culturas: por medio del uso de las videoconferencias, se pueden conocer personas de todo el mundo y asi, se pueden formar relaciones con ellas, por supuesto, se debe aclarar que es necesario ser precavido con la informacion que se difunde y transmite, ya que en la red no siempre se encuentran usuarios con buenas intenciones e igualmente es muy peligroso decir mas de la cuenta a alguien desconocido.

VENTAJAS DE LA VIDEOCONFERENCIA

Las videoconferencias tienen muchas ventajas, pero en general, podemos nombrar las siguientes:

• Velocidad en las comunicaciones interpersonales, por supuesto, dependiendo del estado de la red, la cantidad de personas que participen y la calidad del servicio de internet del cual se dispone.
• Se pueden compartir fácilmente archivos entre los miembros participantes de una videoconferencia.
• Se pueden aprender y compartir diferentes elementos culturales de cada uno de los miembros, como el idioma, costumbres e información sobre sus respectivos lugares de orígen o formas de vida.
• Con ciertos programas especialmente creados para realizar videoconferencias, éstas pueden salir gratis, no importa a dónde llamemos.
• En los campos mas formales de la vida como el estudio o el trabajo, las VC pueden ser muy utiles ya que se pueden profundizar aspectos de los campos de acción capacitándose con las personas indicadas sin las barreras aparentes de la distancia.

APLICACIONES DE LA VIDEOCONFERENCIA.

La baja sustancial registrada en los equipos de videoconferencia, así como también el abaratamiento y disponibilidad de los servicios de comunicación han hecho que la industria de videoconferencia sea la de mayor crecimiento en el mercado de teleconferencias.

Con las videoconferencias, una reunión crítica toma sólo unos cuantos minutos en organizar. Además previenen errores y están siempre disponibles. Gracias a ellas, la información está siempre fresca, exacta y a tiempo. Cancelar una reunión importante, adelantarla o aplazarla es muy fácil, eliminándose de esta manera los problemas que esto podría traer al tener que cancelar compra de pasajes a última hora, o reservar vuelos anteriores, etc.

Actualmente la mayoría de compañías innovadoras del primer mundo utilizan las videoconferencias para:

• Administración de clientes en agencias de publicidad
• Juntas de directorio.
• Manejo de crisis
• Servicio al cliente
• Educación a distancia.
• Desarrollo de ingeniería
• Reunión de ejecutivos.
• Estudios financieros.
• Coordinación de proyectos entre compañías.
• Actividad en bancos de inversión
• Declaraciones ante la corte.
• Aprobación de préstamos.
• Control de la manufacturas
• Diagnósticos médicos.
• Coordinación de fusiones y adquisiciones.
• Gestión del sistema de información administrativa.
• Gestión y apoyo de compra / ventas
• Contratación / entrevistas
• Supervisión.
• Adiestramiento / capacitación
• Acortar los ciclos de desarrollo de sus productos
• Comunicarse con sus proveedores y socios.
• Mejorar la calidad de los productos
• Entrevistar candidatos para un determinado cargo en la empresa
• Manejar la unión o consolidación de empresas
• Dirigir la empresa más efectivamente.
• Obtener soporte inmediato en productos o servicios extranjeros.